Questions et réponses

Le document constitue un élément clé de la vie de l’entreprise. Sa forme et son contenu sont la base des échanges qui président aux décisions…Objet papier à l’origine, le document, depuis la dernière décennie, devient objet numérique visualisable sur écran ou imprimable.

La gestion quotidienne des documents électroniques concerne tous les métiers, tous les types d’entreprise et d’institution.
En effet, l’ordinateur est présent partout !
Ici, sont regroupées des questions que nous avons collectées lors de nos rencontres ; vous découvrirez les réponses possibles avant le diagnostic que NélixA fera après la prise en compte de votre contexte particulier.
PME, SOHO, Industriels, Avocats, Professionnels de Santé, Cabinets d’études, Ecoles, Institutions, Organismes publiques, Chercheurs d’emplois, Signature électronique : bases légales.

PME

– Peut-on supprimer notre catalogue papier qui est onéreux et vite obsolète tout en gardant un « objet » remis à nos clients ?
Oui, votre prospect recevra dans un CD ou attaché à un courriel, le catalogue qu’il pourra totalement ou partiellement imprimer. Mais, surtout lu sur ordinateur avec un lecteur gratuit, ce catalogue sera « multimédia », interactif et dynamique avec des liens entre les pages et enfin le bon de commande se complètera automatiquement selon les choix faits lors de la lecture. Une multitude de fonctionnalités est possible !

SOHO: L’indépendant, le travailleur à domicile

– La création de document en format PDF n’est-elle pas réservée à une entreprise d’une certaine taille ?
Non ! Car il n’y a pas de réel obstacle budgétaire et surtout, ayez en mémoire qu’en choisissant ce format vous êtes assurés que vos interlocuteurs pourront lire de façon sûre et selon vos attentes les documents que vous émettez !

Industriels

Les relations entre les agences:
– Une agence reliée par courriel peut-elle recevoir des contrats personnalisés qu’elle pourra imprimer et donner au client ?
Oui, par le biais des transferts de contenu de formulaires croisé avec les données de la base du siège, le serveur émettra en pièce jointe d’un courriel un contrat adapté…

La documentation produit:
– Pourquoi sur une documentation du fabricant O. téléchargée sur son site en pdf, on voit un bord blanc important et des traits ?
Parce que le document pdf n’a pas été optimisé pour l’e-publication. Il s’agit en fait des repères et traits de coupe car ce pdf (qui est souvent trop volumineux) est en fait destiné à l’imprimeur et non à un prospect ! Dans le cadre d’une solution de publication, le département marketing pourra à partir des documents de travail, disposer d’une chaîne de fabrication de documents pour le webmaster !

Les plans techniques:
Les plans en fichier électronique ont souvent des calques, est-ce possible de les conserver avec le format PDF ?
Oui !

Les propositions commerciales:
Est-il recommandé de délivrer une offre en .doc ou en .xls ?
Non !

Les bons de commandes:
Ce qui est bien avec l’e-commerce, c’est que le bon de commande se remplit au fur et à mesure des choix dans le catalogue mais certains se plaignent de la lenteur car ils n’ont pas l’ADSL !
Il est possible de créer un catalogue personnalisé que le prospect pourra analyser « off-line » en tout tranquilité avant de générer un bon de commande expédiable par courriel !

Les notes de services:
Y a-t-il une meilleure solution que le courriel pour envoyer des notes de service (sans papier) ?
Oui !

Avocats

Est-il acceptable de recevoir un projet de contrat en .doc ?
Le destinataire est exposé aux risques suivants tout en pouvant se poser de multiples questions sur le document :
– Risques:
Présence de virus dans les macros.
Impossibilité de lire ou transcoder le fichier si l’on n’a pas le même logiciel dans la même version.
-Questions:
Le .doc n’étant pas un format qui permet de signer d’une façon intimement liée au fichier, est-on sûr du signataire ?
Est-ce que l’expéditeur a bien voulu la même présentation que celle que je vois ou j’imprime ?

Cabinets d’études

Pour une étude par internet, le cabinet d’enquêtes avait envisagé d’utiliser des pages Web avec liste de questions. Or, un grand nombre des personnes du panel ciblé ne dispose que d’un accès lent et le pré-testing indique qu’il préfère remplir le questionnaire « off-line » sur leur micro-ordinateur.
NélixA met au point un questionnaire interactif et assisté électronique que l’enquêteur peut remettre via un CD ou envoyer par courriel. Le « sondé » utilise Adobe Reader gratuit pour répondre aux questions « off-line » et quand il a achevé le remplissage (effectuable en une ou plusieurs fois), seul le contenu des réponses est envoyé par internet (courriel) sur les serveurs de traitement.

Les lettres confidentielles:
– Peut-on créer et diffuser une lettre électronique qui ne pourra être que par un panel restreint de destinataires ?
Oui, car vos interlocuteurs disposeront d’une clé électronique donnée au préalable et qui pourra ouvrir ce document uniquement encrypté pour eux !

Ecoles

– Est-il possible de concevoir des formulaires d’inscription personnalisés ?
Oui, le formulaire peut contenir des données issues d’une base locale.

– Est-il possible de faire des pages d’exercice avec interactivité (guide, solution type, exemple) ?
Oui, grâce au script que peut contenir le document qui sera verrouillé par son auteur.

Organismes publiques

Les formulaires CERFA:
En tant que responsable d’un organisme public, j’ai fait mettre à disposition sur le site Web des formulaires CERFA que les usagers peuvent télécharger, imprimer et remplir avant de les retourner par voie postale. Est-il possible en toute sécurité que le remplissage, l’expédition en retour et le traitement se fasse « électroniquement » via courriel pour un meilleur service à moindre coût ?
Oui ! En Allemagne, tout récemment le ministère des finances met à disposition des citoyens des formulaires PDF spécialement configurés. Cela permet avec Adobe Reader gratuit de télécharger l’imprimé fiscal, le remplir, le sauvegarder, le signer et le renvoyer électroniquement à l’administration.

Chercheurs d’emploi

Comment dois-je faire pour être sûr que mon C.V. électronique soit lu sans problème et qu’il garde la mise en page que j’ai voulu ?
Non il ne faut pas choisir le fichier issu du traitement de texte (Word, OpenOffice), du tableur (Excel) ou du web (HTML) pour envoyer des CVs. En transformant ce fichier originel en PDF, on le contrôle (impossible de le modifier), on est sûr de sa visualisation… On est certain que l’interlocuteur qui dispose du lecteur Adobe Reader GRATUIT ouvrira le CV et le verra sous la forme voulue. Si c’est la pratique dans votre secteur d’activité, il est souhaitable de faire un CV interactif et multimédia.

Signature électronique, bases légales:

Dans les solutions proposées, la signature électronique associée au document est souvent évoquée: Quelles sont les bases légales et textes qui régissent l’usage de la signature électronique que l’on ajoute à un document ? Comment sont définis les conditions de présomption de fiabilité d’un procédé de signature électronique ?
Le site « Legifrance » met à disposition les textes officiels et les prestataires « tiers de confiance » et d’infrastructures (PKI) proposent des textes commentés liés aux services proposés autour des certificats de signature électronique. L’université et son comité CRU propose une vision détaillée…La Loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique est le premier texte qui se fonde sur la Directive européenne n° 1999/93/CE du 13 décembre 1999.Les autres textes relatifs à la signature électronique sont les suivants :
– Décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4 du code civil et relatif à la signature électronique ;.
– Décret n° 2002-535 du 18 avril 2002 relatif à l’évaluation et à la certification de la sécurité offerte par les produits et systèmes des technologies de l’information;
Arrêté du 31 mai 2002 du ministre de l’économie, des finances et de l’industrie, relatif à la reconnaissance de la qualification des prestataires de certification électronique et à l’accréditation des organismes chargés de l’évaluation.